二、组件

整理归档文件，即将归档文件以件为单位进行装订、编辑文件号码、编辑文件目录、按要求对文件分类、按顺序排列并整理装进档案盒，只有这样才能实现档案文件整理有序化、管理科学化、查阅方便化。这样的归档文件整理方式，即组件。

（一）组件的作用和意义

（1）便于档案的科学管理和提高工作效率。

（2）有利于档案整理、调阅、工作监督等。

（3）有利于提高档案工作的信息化、规范化和科学化。

（4）便于以后档案管理工作中的计算机管理系统的引进和开发。

（二）组件的方法步骤

1.装订。

装订时，要按照单位要求选购符合档案管理保护条件的装订材料，装订时必须一侧或两侧对齐，不管是采用“三孔一线”还是“两孔一线”，原则都是第一要有利于档案的保护，第二要有利于以后工作中的调阅。

2.组件分类。

分类是按时间、问题、来源、单位、材质等进行的。在实际工作中一般选择其中两项或多项来进行分类。

3.排列。

不管是按时间、重要程度还是按问题种类分类排列，都要求排列整齐划一、整洁干净，做到档案管理的规范化。

4.编号。

编号就是按照一定要求，使用字母、数字或其他符号对文件进行有序编排，首字母一般表示大的类别，数字一般表示时间和当天编号。在实际工作中，可以按一定要求灵活分类、逐一编号，每一项文件首页右上端的空白处都要加盖专用章，并且简单填写文件内容提要。具体编号各机关单位可以根据需要自行设计。