1.2 公司领导日程管理

总经理、经理等领导在企业管理中有着举足轻重的作用，因此，文秘与行政管理的一项重要工作就是公司领导日程管理。合理、有效地安排工作日程，能帮助公司领导更快、更好地完成工作。常见的领导日程管理表格有一周日程安排表、会议日程提醒表、预约记录表、客户来电登记表等。

1.2.1 一周日程安排表

领导日程安排表主要罗列了最近几天领导需要处理的工作，简要记录时间、地点和工作内容等信息。

下面介绍制作“一周日程安排表”的具体操作方法。

01 打开“一周日程安排表”原始文件，在“一周日程安排表”工作表中已经输入“日期”、“时间”、“地点”、“日程安排”等基本项目。

02 选中D3单元格，切换到“插入”选项卡，单击“链接”组中的“超链接”按钮。

03 弹出“插入超链接”对话框，单击“本文档中的位置”命令。在对应的“或在此文档中选择一个位置”列表框中选择“半年总结会”选项。单击“确定”按钮。

04 返回工作表，可以看到该单元格中添加了超链接。

05 单击该超链接，进入“半年总结会”工作表，选中C1单元格。用同样的方法，插入一个返回“一周日程安排表”的超链接。

06 右键单击C1单元格，在弹出的快捷菜单中单击“编辑超链接”命令，即可打开“编辑超链接”对话框进行编辑操作，如重命名超链接。完成后单击“确定”按钮。

07 返回工作表，即可看到设置后的效果。

08 用上面的方法，为“一周日程安排表”中的所有“日程安排”添加超链接，并在对应的工作表中添加“返回”超链接。

09 切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框。切换到“高级”选项卡，在“此工作簿的显示选项”栏中取消勾选“显示工作表标签”复选框。单击“确定”按钮。

10 返回工作表，即可看到将工作表标签隐藏后的效果。单击工作表中的超链接，即可在相应的工作表之间跳转。

1.2.2 预约记录表

为了避免工作安排冲突、拜访对象不在等情况发生，可以制作“预约记录表”作为安排工作日程的参考。

下面介绍制作“预约记录表”的具体操作方法。

01 打开“预约记录表”原始文件，切换到“数据”选项卡，在“获取外部数据”组中单击“自文本”按钮。

02 弹出“导入文本文件”对话框，选择要导入的文本文件。单击“导入”按钮。

03 弹出“文本导入向导-第1步，共3步”对话框，在“请选择最合适的文件类型”栏中选择“分隔符号”单选项。单击“下一步”按钮。

04 弹出“文本导入向导-第2步，共3步”对话框，在“分隔符号”栏中勾选“Tab键”复选框。单击“下一步”按钮。

05 弹出“文本导入向导-第3步，共3步”对话框，在“列数据格式”栏中选择“常规”单选项。单击“完成”按钮。

06 弹出“导入数据”对话框，选择“现有工作表”单选项，在相应的文本框中设置导入数据的放置位置。单击“确定”按钮。

07 此时系统将文本文件中的数据以空格分隔导入到工作表中。

08 合并单元格，并对字体、字号、边框、底纹、对齐方式等进行设置，效果如右图所示。

09 合并A10和B10单元格，输入“预约记录变更”。

10 切换到“插入”选项卡，在“文本”组中单击“对象”按钮。

11 弹出“对象”对话框，切换到“由文件创建”选项卡，单击“浏览”按钮。

12 弹出“浏览”对话框，选择要插入的Word文件。单击“插入”按钮。

13 返回“对象”对话框，勾选“链接到文件”复选框。单击“确定”按钮。

14 系统将在当前工作表中插入所选Word文件对象，并且显示其中内容。

15 右键单击工作表中的Word文件对象，在弹出的快捷菜单中单击“文档对象—编辑”命令，即可启动Word 2010打开该文档进行编辑操作，编辑完成后保存并关闭Word文件，工作表中将同步更新。

16 右键单击工作表中的Word文件对象，在弹出的快捷菜单中单击“文档对象—转换”命令。弹出“类型转换”对话框，勾选“显示为图标”复选框。单击“更改图标”按钮。

17 弹出“更改图标”对话框，在“图标”列表框中选择需要的图标。单击“确定”按钮。

18 返回“类型转换”对话框，单击“确定”按钮。可以看到在工作表中插入的Word对象显示为图标。通过鼠标拖动，调整图标的大小和位置。双击该图标，即可启动Word 2010打开该文档。

1.2.3 客户来电记录表

“客户来电记录表”用于登记客户来电的情况，记录回复电话和重要的来电信息等，以便及时回复。

下面介绍创建“客户来电记录表”的具体操作方法。

01 新建一个工作簿。重命名为“客户来电记录表”。输入标题、“来电时间”、“来电人”、“致电人”、“回电号码”、“接电人”、“备注”等项目。

02 适当设置字体、字号、文字颜色、表格边框和底纹等。

03 选中A3:A11单元格区域，单击“开始”选项卡中的“数字”组右下角的功能扩展按钮。

04 弹出“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“日期”选项。在对应的“类型”列表框中选择“2001/ 3/14 13:30”选项。单击“确定”按钮。

05返回工作表，选中A3单元格，输入“2012-9-18 10:10”，按下“Enter”键确认，可以看到输入的数据变为“2012/9/18 10:10”格式。

06选中D3:D11单元格区域，单击“开始”选项卡中的“数字”组右下角的功能扩展按钮。

07 弹出“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”选项。在对应的“类型”文本框中输入“000-00000000”。单击“确定”按钮。

08 返回工作表，选中D3单元格，输入“02368888888”，按下“Enter”键确认，可以看到输入的数据变为“023-68888888”格式。

09 在工作表中输入相应内容。选中A2单元格，切换到“数据”选项卡，单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。

10 此时，“来电时间”等列字段名右侧出现下拉按钮，单击该下拉按钮，即可打开与字段名相对应的下拉列表进行数据筛选。

11 单击“致电人”右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中取消“全选”，只勾选“孙副总”复选框。单击“确定”按钮。

12 可以看到，工作表中只显示出了符合筛选条件的数据信息。“致电人”字段名右侧的下拉按钮变为形状。

13 单击“致电人”右侧的按钮。在打开的下拉列表中单击“从‘致电人’中清除筛选”命令。

14 返回工作表，即可看到清除“致电人”字段筛选命令后的效果。

15 再次单击“数据”选项卡的“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，即可退出筛选状态。此时“来电时间”等字段名右侧不再显示或按钮，工作表中将恢复显示全部数据信息。